El seguimiento de objetivos del almacén y del funcionamiento de nuestro equipo son fundamentales si queremos lograrlos.
Objetivos anuales y trimestrales
Una vez establecidos los objetivos anuales, podemos trocearlos para establecer hitos que temporalmente tengan sentido.
Un horizonte trimestral puede ser una frecuencia correcta. Así, para los diferentes objetivos anuales, fijamos los objetivos para el trimestre. En este caso, antes de empezar cada trimestre, fijaremos que objetivos queremos conseguir.
Por ejemplo, si en el objetivo anual hemos establecido pasar de 0,8% de errores de preparación a 0,4%, para el primer trimestre (Q1 – Q de quarter – trimestre en inglés), podemos fijar un objetivo de 0,7% para el Q1.
Para otro tipo de objetivos, por ejemplo la mejora de procesos, podemos establecer implementar un proyecto lean con un ahorro mínimo de 10.000 EUR en Q1.
La siguiente cuestión es como vamos a realizar el seguimiento de los objetivos.
Seguimiento de objetivos: frecuencia y formas de hacerlo
Como norma, a mayor frecuencia de seguimiento, más control y más opciones para corregir desviaciones.
Así en el almacén, deberíamos controlar los indicadores que nos permitirán conseguir los objetivos, al menos una vez al día para todos aquellos que sean operativos. Luego podemos hacer un seguimiento semanal (muy recomendado), una agregación mensual (cierre mensual) y finalmente uno trimestral (más global).
Es recomendable establecer indicadores, cuadros de mando, y dedicar reuniones ejecutivas para revisarlos.
Por ejemplo el Jefe de Almacén o del Jefe de Tráfico lo harán una vez por semana con su responsable. Pero ellos lo harán una vez al día con sus equipos operativos (Jefe de Almacén con sus Jefes de Equipo).
Es clave que estos seguimientos no sean una simple lectura de los resultados. Debe explicarse porqué se han producido las desviaciones, y qué acciones concretas se van a realizar para corregirlas y quienes las van a realizar. Sin ello, mejor no hacer la reunión (y simplemente colgamos en un panel de indicadores los resultados).
Otra forma de realizar el seguimiento, en este caso de reportes directos o con personas de otras áreas, es hacer reuniones 121 (one to one). Son reuniones individuales con una agenda concreta de temas a tratar. Pueden ser cada día, cada semana, cada mes,… La frecuencia la estableceremos en función del tipo de temas a tratar con esas personas, y también la duración.
Hay que tener en cuenta, que a mayor frecuencia menor duración. El foco sigue siendo cómo logramos los objetivos, el seguimiento de las acciones a llevar a cabo, y el desbloqueo de todo aquello que no nos permita avanzar.
Un buen seguimiento de los objetivos es una garantía de éxito!!!
